จ่ายเงินจริงแต่ไม่มีใบเสร็จ! 10 ค่าใช้จ่ายบริษัทที่ไม่มีใบกำกับภาษี ทำอย่างไรให้หักภาษีได้ถูกกฎหมาย?

"แวะซื้อผักในตลาดสดมาทำอาหารที่ร้าน, ควักกระเป๋าจ่ายค่าแรงช่างทาสีรายวัน, จ่ายค่าวินมอเตอร์ไซค์ให้ไปส่งเอกสารด่วนให้ลูกค้า, หรือให้ทิปเด็กยกของ..."

กิจกรรมเหล่านี้คือ "ชีวิตจริง" ของการทำธุรกิจ SMEs ในประเทศไทยครับ ผู้ประกอบการทุกคนล้วนต้องเคยจ่ายเงินสดหรือโอนเงินออกไปจริงๆ เพื่อให้งานเดินหน้า แต่พอเราหันไปขอใบเสร็จรับเงิน คนรับเงินกลับส่ายหน้าแล้วตอบว่า "โอ๊ยพี่ ทำไม่เป็นหรอก" หรือ "ร้านหนูไม่ได้จด VAT ไม่มีใบกำกับภาษีให้หรอกนะ"

พอถึงสิ้นเดือน รวบรวมเอกสารส่งให้ฝ่ายบัญชี ก็มักจะโดนดุกลับมาว่า "พี่! ไม่มีใบเสร็จ เบิกเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทไม่ได้นะ สรรพากรตีเป็นรายจ่ายต้องห้าม!" สุดท้ายเจ้าของธุรกิจหลายคนก็จำใจต้องใช้ "เงินส่วนตัว" ควักจ่ายไปฟรีๆ ไม่กล้าเอามาลงบัญชีของบริษัทเพราะกลัวสรรพากรไม่ยอมรับ

ผลที่ตามมาคืออะไร? พอสะสมรายจ่ายที่เบิกไม่ได้พวกนี้ไปเรื่อยๆ บริษัทของคุณก็จะดู "กำไรเยอะเกินจริง" (เพราะรายได้เข้าเต็ม แต่ค่าใช้จ่ายแหว่ง) ทำให้คุณต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลแพงหูฉี่ ทั้งที่ความจริงแล้วในกระเป๋าคุณแทบไม่มีเงินสดเหลือเลย!

วันนี้ครอบครัว SETUP Accounting จะมาช่วยคุณพลิกวิกฤตนี้ให้เป็นโอกาสครับ เราจะมาแชร์ "ทริคลับฉบับกูรู" ในการเปลี่ยนค่าใช้จ่ายนอกระบบที่ไม่มีใบเสร็จ หรือไม่มี ใบกำกับภาษี เหล่านี้ ให้กลายเป็น "ค่าใช้จ่ายที่ลดหย่อนภาษีได้" อย่างถูกต้องตามกฎหมาย 100% ชนิดที่สรรพากรมาตรวจก็ยิ้มรับครับ

ทำไมสรรพากรถึงซีเรียสเรื่อง "ใบเสร็จรับเงิน" นักหนา?

ก่อนที่เราจะไปดูวิธีแก้เกม เราต้องเข้าใจใจความสำคัญของกฎหมายก่อนครับ เหตุผลที่ กรมสรรพากร ค่อนข้างซีเรียสและเข้มงวดเรื่องเอกสาร ก็เพื่อป้องกันสิ่งที่เรียกว่า "การเมคค่าใช้จ่าย" หรือการสร้างรายจ่ายปลอมๆ ขึ้นมาเพื่อดึงกำไรให้ต่ำลงและหนีภาษีครับ

ดังนั้น หลักการทำงานของเจ้าหน้าที่สรรพากรคือ "ใครที่รับเงินไปจากบริษัท ต้องสามารถตามตัวคนๆ นั้นได้" เพื่อนำไปเช็คประวัติภาษี และรายจ่ายที่เกิดขึ้นนั้นต้อง "เกี่ยวข้องกับการทำธุรกิจเพื่อหารายได้จริงๆ"

ในเมื่อโลกของธุรกิจบางครั้งคนรับเงินก็ออกใบเสร็จมาตรฐานให้ไม่ได้จริงๆ กฎหมายจึงเปิดช่อง "ความยืดหยุ่น" ให้กับบริษัทครับ โดยอนุญาตให้เราสามารถ "สร้างเอกสารประกอบขึ้นมาเอง" ภายในบริษัท เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันการจ่ายเงินทดแทนใบเสร็จรับเงินได้ โดยใช้ 3 อาวุธลับดังต่อไปนี้ครับ:

3 อาวุธลับ "เอกสารตัวตายตัวแทน" เมื่อคุณเบิกเงินแต่ไม่ได้ใบเสร็จ

1. ใบสำคัญรับเงิน (Internal Voucher) - เหมาะสำหรับรู้ตัวคนรับเงิน

เอกสารตัวนี้บริษัทของคุณต้องเป็นคนพิมพ์ฟอร์มขึ้นมาเองครับ (หาดาวน์โหลดแบบฟอร์มมาตรฐานได้ทั่วไป) ใช้ในกรณีที่เรารู้ตัวว่าใครเป็นคนรับเงิน แต่เขาไม่ออกบิลให้ เช่น จ้างฟรีแลนซ์ทำงานกราฟิก, จ้างคนงานรายวันมาแบกของ, หรือซื้อสินค้าจากชาวบ้าน/เกษตรกร

วิธีการใช้งาน: ให้ฝ่ายบัญชีกรอกรายละเอียดว่า จ่ายเป็นค่าอะไร? จำนวนเงินกี่บาท? แล้วให้ "ผู้รับเงิน" เป็นคนลงลายมือชื่อเซ็นรับเงิน ลงในกระดาษแผ่นนี้

2. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (แบบ สน.บ.1) - เหมาะสำหรับรายจ่ายจิปาถะ

เอกสารตัวนี้ใช้ในกรณีที่เป็นรายจ่ายยิบย่อย จำนวนเงินไม่เยอะ และ "เป็นไปไม่ได้เลย" ที่เราจะไปขอบัตรประชาชนผู้รับเงิน เช่น ค่าขึ้นทางด่วน, ค่าโดยสารรถเมล์/รถสองแถว, ค่าซื้ออุปกรณ์ทำความสะอาดเล็กๆ น้อยๆ ในตลาด

วิธีการใช้งาน: ให้ "พนักงานของบริษัทคุณเอง" (คนที่นำเงินสดของบริษัทไปจ่าย) เป็นคนเขียนรายละเอียดลงในแบบฟอร์ม ว่านำเงินไปซื้ออะไร วันที่เท่าไหร่ จำนวนเงินกี่บาท แล้วให้ "พนักงานคนนั้นเซ็นชื่อรับรองตัวเอง" ว่าได้เอาเงินบริษัทไปจ่ายเพื่อกิจการจริงๆ

3. หลักฐานการโอนเงิน (E-Slip) + เอกสารประกอบ - อาวุธยุคดิจิทัล

นี่คือวิธีที่ทรงพลัง เข้ากับยุคสมัย และเป็นหลักฐานที่น่าเชื่อถือที่สุดครับ หากคุณโอนเงินผ่าน Mobile Banking สลิปธนาคารที่ระบุชื่อผู้โอน (บัญชีบริษัท) และชื่อผู้รับเงินอย่างชัดเจน ถือเป็นเส้นทางการเงินที่สรรพากรตรวจสอบได้ง่ายที่สุด

วิธีการใช้งาน: ให้ฝ่ายบัญชีพริ้นต์สลิปโอนเงิน (E-Slip) ใบนั้นออกมา

10 ตัวอย่างค่าใช้จ่ายยอดฮิตที่มักไม่มีใบเสร็จ และวิธีแก้เกม!

เพื่อให้เห็นภาพการนำไปใช้จริง ลองมาดูเคสตัวอย่างของบรรดาธุรกิจ SMEs ที่มักจะเจอเป็นประจำกันครับ:

กฎเหล็ก 2 ข้อ ที่กรรมการบริษัทห้ามแหกเด็ดขาด!

เอกสารทั้ง 3 แบบด้านบน จะมีความศักดิ์สิทธิ์และสรรพากรจะยอมให้ผ่าน 100% ก็ต่อเมื่อคุณรักษาเงื่อนไขสำคัญ 2 ข้อนี้ไว้อย่างเคร่งครัดครับ:

กฎเหล็กข้อที่ 1 "จ่ายเพื่อประโยชน์ของธุรกิจเท่านั้น": รายจ่ายนั้นต้องสามารถอธิบายได้ว่า จ่ายไปเพื่อให้บริษัทมีรายได้เพิ่มขึ้น หรือมีความจำเป็นต่อการทำงานจริงๆ (ถ้าคุณเอาหลักฐานการโอนเงินค่าอาหารสุนัขที่บ้าน หรือค่ากระเป๋าแบรนด์เนมมาเบิก ต่อให้เอกสารครบ สรรพากรก็ตีตกเป็นรายจ่ายต้องห้ามอยู่ดีครับ)

กฎเหล็กข้อที่ 2 "ระบบหลังบ้านต้องเป๊ะ": เอกสารรับ-จ่าย เหล่านี้ต้องถูกรวบรวม ส่งให้นักบัญชีตรวจสอบ และบันทึกเข้าระบบโปรแกรมบัญชีในแต่ละเดือนอย่างสม่ำเสมอ ไม่ใช่รอไปกวาดรวบรวมทำทีเดียวตอนจะปิดงบประจำปีครับ เพราะเอกสารจะสูญหายและมีช่องโหว่เยอะมาก